Checklist Menyiapkan Photobooth untuk Acara Perusahaan

Untuk menyiapkan photobooth acara perusahaan, sepakati tujuan penggunaan, jadwal, perkiraan peserta, kebutuhan desain, dan ketentuan venue. Masukkan rincian tersebut ke dalam brief agar penawaran dan persiapan dapat dibahas secara jelas.

PICPACK melayani photobooth untuk acara perusahaan di Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi. Checklist berikut dapat digunakan saat tim Anda mulai berkoordinasi dengan vendor.

1. Jelaskan tujuan dan bentuk acara

Sampaikan apakah acara berupa gathering, perayaan internal, atau kegiatan perusahaan lainnya. Jelaskan peran photobooth dalam acara: aktivitas peserta, bagian dari konsep visual, atau kebutuhan lain yang ingin didiskusikan.

Tujuan yang jelas membantu percakapan tentang pilihan layanan. Jangan menganggap semua kebutuhan khusus sudah termasuk dalam paket sebelum vendor mengonfirmasinya.

2. Cantumkan jadwal dan perkiraan peserta

Berikan tanggal, alamat venue, jam acara, serta jam operasional photobooth yang diinginkan. Tandai waktu ketika peserta kemungkinan menggunakan booth secara bersamaan, misalnya saat registrasi atau setelah sesi utama.

Tanyakan bagaimana alur penggunaan akan diatur dan siapa yang menjadi kontak operasional. Jika jadwal perusahaan masih dapat berubah, bahas ketentuannya sejak tahap penawaran.

3. Siapkan kebutuhan identitas visual

Jika perusahaan membutuhkan penyesuaian desain, berikan logo, panduan warna, contoh penempatan merek, dan referensi visual yang telah disetujui untuk digunakan.

Pastikan vendor mengonfirmasi bentuk penyesuaian yang tersedia, biaya jika ada, serta tenggat pengiriman materi. Tentukan satu penanggung jawab persetujuan desain agar arahan tidak berbeda antaranggota tim.

4. Konfirmasi ruang dan akses vendor

Minta kebutuhan ruang, listrik, serta waktu pemasangan dari penyedia layanan. Selanjutnya, cocokkan dengan aturan venue.

Periksa akses bongkar muat, penggunaan lift barang jika diperlukan, waktu masuk vendor, dan jadwal pembongkaran. Sampaikan ketentuan registrasi kru atau dokumen masuk apabila venue mensyaratkannya.

5. Sepakati output dan cara penyerahan

Tanyakan hasil yang termasuk dalam penawaran, ketentuan cetak, serta ketersediaan file digital. Jika ada file atau galeri yang dibagikan, diskusikan cara akses dan pihak yang bertanggung jawab menerimanya.

Jika acara memiliki pembatasan dokumentasi, beritahukan sebelum pelaksanaan. Bedakan hasil yang boleh diterima peserta dengan materi yang boleh dipublikasikan oleh perusahaan atau vendor.

6. Selesaikan kebutuhan administrasi

Sampaikan tenggat penawaran, informasi penagihan, proses persetujuan internal, dan dokumen yang dibutuhkan perusahaan. Minta vendor mengonfirmasi dokumen yang dapat disediakan.

Pastikan penawaran memuat rincian layanan, jadwal, biaya tambahan, pembayaran, dan ketentuan perubahan. Jika perusahaan menggunakan purchase order, jelaskan alurnya tanpa mengasumsikan semua vendor memiliki proses yang sama.

7. Lakukan konfirmasi operasional terakhir

Sebelum acara, cocokkan kembali jadwal, titik penempatan booth, desain yang disetujui, serta nomor kontak PIC perusahaan dan vendor. Tentukan jalur koordinasi jika ada perubahan pada hari pelaksanaan.

Format brief singkat

Minta penawaran corporate dari PICPACK

Kirimkan brief acara perusahaan Anda kepada PICPACK untuk mendiskusikan kebutuhan photobooth di Jabodetabek. Cantumkan tanggal dan venue agar ketersediaan serta persiapan dapat dibahas bersama.

Cek Tanggal & Minta Penawaran